609 629 629
ul. OLECHOWSKA 84
92-403 ŁÓDŹ
 
 
 


Witamy na stronie firmy Edcon.
Nasza dewiza to wysoka jakość świadczonych usług i bezpieczeństwo powierzonych dokumentów. Mamy wieloletnie
doświadczenie w tej dziedzinie oraz stale monitorujemy i wdrażamy aktualne regulacje prawne. Obecnie szybki i bezpieczny dostęp do dokumentu to podstawowy wymóg, który musi spełniać każda nowoczesna firma.
Nakłada to na nie obowiązek zabezpieczenia oryginalnego dokumentu przed utratą lub zniszczeniem oraz
konieczność jego przechowywania zgodnego z obowiązującymi regulacjami prawnymi. Samo odszukanie żądanego dokumentu
może być kłopotliwe i wymagać poświęcenia sporo czasu na jego zlokalizowanie.
My pomożemy Państwu rozwiązać te problemy.



Oferta
Zarządzanie dokumentami obejmuje przyjęcie na przechowanie – w depozyt - Państwa dokumentacji wraz z jej kompleksową obsługą:
PORZĄDKOWANIE DOKUMENTACJI

  • Selekcja akt i dokumentów,
  • Wydzielenie akt przeterminowanych, dla których minęło obowiązkowe okresy przechowywania,
  • Sporządzenie spisu tej dokumentacji oraz Protokołu oceny i przekazanie osobie upoważnionej po stronie Klienta w celu
    uzyskania zgody na wybrakowanie i zniszczenie dokumentacji,
  • Tworzenie jednostek aktowych,
  • Uporządkowanie chronologiczne dokumentów,
  • Klasyfikowanie i kwalifikowanie pozostałych akt i dokumentów do odpowiednich kategorii archiwalnych,
  • Sporządzenie odrębnego spisu zdawczo-odbiorczego dla materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,
  • Przekazanie uporządkowanego zasobu wyznaczonemu przez Klienta pracownikowi – opcjonalnie w przypadku wykonywania usługi u klienta.


EWIDENCJA DOKUMENTACJI

- Spis z natury – sporządzenie wykazu przekazanych akt
- Spis przygotowany przez Klienta

Istnieje możliwość przyjęcia dokumentacji bez weryfikacji zawartości pudła!


PRZECHOWYWANIE

Dokumentacja przechowywana jest w pomieszczeniach spełniających wymagania określone w Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców.


OBIEKT
  • Usytuowany jest w centrum Łodzi, na gruncie suchym, niegrożącym osunięciem, położonym powyżej poziomu zalewowego pobliskich rzek i innych zbiorników wodnych
  • Posiada dogodny dojazd dla służb porządkowych i ratowniczych
  • Monitoring 24/7 wraz z ochroną fizyczną
  • Patrol interwencyjny 24/7
  • Teren ogrodzony
POMIESZCZENIA
  • Posiadają instalację sygnalizacyjno- alarmową i ogrzewanie
  • Maksymalne natężenie światła nie przekracza 200 luksów, co zapobiega blaknięciu papieru
  • Dokonywana jest codzienna kontrola temperatury i wilgotności - systema tyczne pomiary i ich rejestracja
  • Wyposażone w regały wysokiego składowania
DOKUMENTACJA
  • Jest chroniona przed kurzem, infekcją grzybów oraz zniszczeniami przez owady i gryzonie
  • Jest umieszczana w pudłach archiwizacyjnych oznaczonych unikalnym kodem uniemożliwiają cym identyfikację Klienta oraz zawartość.


UDOSTĘPNIANIE

- Dokumentacja udostępniana jest tylko i wyłącznie osobom upoważnionym przez Klienta.
- Udostępnienie zamawianego dokumentu może następować w formie:
- oryginału
- kopii
- skanu
- Wszystkie działania odnotowywane są w aplikacji.


BRAKOWANIE I NISZCZENIE

Po obligatoryjnym okresie przechowywania danej dokumentacji wskazanym w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt dokumentacja może zostać wybrakowana i zniszczona.

Brakowanie polega na:
- wydzieleniu akt, dla których okres przechowywania upłynął,
- przygotowaniu spisu dokumentacji do wybrakowania,
- akceptacji spisu przez Klienta,
- fizycznym wydzieleniu dokumentacji
- przekazaniu do zniszczenia

Niszczenie polega na fizycznym zniszczeniu dokumentów w specjalistycznych urządzeniach rozdrabniających papier zgodnie z III klasą tajności (materiały poufne) zgodnie z normą DIN:66399.
Proces kończy się wystawieniem Certyfikatu potwierdzającego fakt zniszczenia dokumentacji ze wskazaniem nazwy klienta, numeru spisu dokumentacji do wybrakowania oraz daty zniszczenia.




Bezpieczeństwo
Wszyscy pracownicy zatrudnieni w EDCON Sp. z o. o. przed podjęciem pracy
podpisują oświadczenie o zachowaniu tajemnicy służbowej w trakcie trwania
stosunku pracy, a także po jego wygaśnięciu.
W firmie prowadzone są systematyczne szkolenia w zakresie ochrony danych
osobowych

Wszystkie systemy i urządzenia spełniają wymogi stawiane przez:
  • Ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2002 Nr
    101, poz. 926 ze zm.),
  • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia
    2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków
    technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy
    informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. 2004 nr. 100
    poz.1024

EDCON Sp. z o. o. posiada aktualne ubezpieczenie OC w związku z prowadzoną przez nie działalnością.



Standardy
EDCON Sp. z o. o. działa w oparciu o najwyższe standardy. Współpracując z nami masz gwarancję rzetelnej obsługi wynikającej z wieloletniej praktyki naszych pracowników w zarządzaniu dokumentami oraz znajomości prawa z zakresu archiwizacji,
obiegu dokumentów i ochrony danych osobowych.



Obwieszczenie Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 24 sierpnia 2015 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
(Dz.U. 2015 poz. 1446)
Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 1997 nr 133 poz. 883
z późn.zm.)
Ustawa o ochronie danych osobowych

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. 2011 nr 14 poz. 67)
Rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej

Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. 2005 nr 32 poz. 284)
Rozporządzenie w sprawie warunków przechowywania

Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U. 2005 nr 68 poz. 596)
Rozporządzenie w sprawie wykształcenia specjalistycznego

Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2015 poz. 1743)
Rozporządzenie w sprawie postępowania z dokumentacją

PN-ISO 11799:2006 Informacja i dokumentacja. Wymagania dotyczące warunków przechowywania materiałów archiwalnych i bibliotecznych



Kontakt
EDCON Spółka z o. o.

ul. Olechowska 84, 92-403 Łódź
NIP: 728-280-46-92
KRS: 0000586156
tel. +48 609 629 629
biuro(at)edcon.pl
Skorzystaj z poniższego formularza aby wysłać do nas szybką
wiadomość. Postaramy się odpowiedzieć najszybciej jak to będzie możliwe



wszelkie prawa zastrzeżone: Edcon      projekt: www.wpoldodziewiatej.pl